Sai lầm khi vận hành tòa nhà có thể làm giảm hiệu quả hoạt động và gây lãng phí nguồn lực đáng kể. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc đảm bảo tòa nhà hoạt động trơn tru và hiệu quả là yếu tố then chốt để nâng cao giá trị và uy tín của doanh nghiệp. Để đạt được điều này, đòi hỏi sự chuyên nghiệp và tầm nhìn chiến lược trong quản lý vận hành. Cùng Xây dựng Khải Minh tìm hiểu 5 sai lầm then chốt mà các nhà quản lý tòa nhà cần tránh trong bài viết dưới đây.
Tầm quan trọng của quản lý vận hành giám sát tòa nhà
Quản lý vận hành tòa nhà là hoạt động quan trọng, cần thiết đối với bất kỳ tòa nhà nào.Quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả, tránh những sai lầm khi vận hành tòa nhà sẽ mang lại nhiều lợi ích cho chủ đầu tư, cư dân và khách thuê.
Quản lý vận hành tòa nhà là hoạt động nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động của tòa nhà diễn ra suôn sẻ
Quản lý tòa nhà giúp đảm bảo an toàn cho con người, tài sản
Quản lý vận hành tòa nhà giúp bảo đảm an toàn cho con người và tài sản trong tòa nhà. Những hoạt động quản lý an ninh, trật tự, quản lý hệ thống kỹ thuật, quản lý PCCC,… sẽ giúp ngăn ngừa rủi ro, tai nạn có thể xảy ra, đảm bảo an toàn cho khách thuê cùng tài sản trong tòa nhà.
Tạo môi trường sống, làm việc thoải mái và tiện nghi
Quản lý vận hành tòa nhà cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo môi trường sống, làm việc thoải mái, tiện nghi cho khách thuê. Những hoạt động quản lý vệ sinh, môi trường, quản lý nhân sự,… giúp đảm bảo môi trường sống, làm việc ở tòa nhà luôn sạch sẽ, thoáng mát, an toàn và tiện nghi.
Tăng giá trị tòa nhà
Tránh những sai lầm khi vận hành tòa nhà là cách hiệu quả để tăng giá trị tòa nhà. Một tòa nhà khi được quản lý, giám sát tốt sẽ thu hút được nhiều khách hàng, cho thuê giá cao hơn, từ đó đem lại lợi nhuận cao hơn cho chủ đầu tư.
Quản lý vận hành tòa nhà đóng vai trò quan trọng đối với bất kỳ tòa nhà nào
Tiết kiệm chi phí vận hành
Quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả còn giúp tiết kiệm chi phí vận hành. Những hoạt động quản lý kỹ thuật, quản lý tài sản,… sẽ giúp phát hiện và kịp thời khắc phục các hư hỏng, tiết kiệm chi phí sửa chữa, bảo dưỡng.
Công tác quản lý vận hành tòa nhà được chịu trách nhiệm bởi ai?
Người chịu trách nhiệm về các sai lầm khi vận hành tòa nhà là ban quản lý tòa nhà. Ban quản lý tòa nhà là tổ chức được thành lập bởi chủ đầu tư hoặc người sử dụng tòa nhà để thực hiện các công việc quản lý vận hành tòa nhà.
Công việc chính của người quản lý tòa nhà văn phòng sẽ thực hiện giám sát sự an toàn, bảo trì của các tài sản được chỉ định và đảm bảo rằng các tài sản này tuân thủ tất cả những quy định hiện hành.
Ngoài ra, người quản lý tòa nhà sẽ đề xuất và phối hợp cải tiến khi gặp khó khăn trong quản lý tòa nhà nhằm đảm bảo không gian an toàn, hiệu quả và tối ưu.
5 sai lầm cần tránh khi vận hành giám sát tòa nhà
Giám sát là khâu quan trọng để đảm bảo hoạt động của tòa nhà diễn ra suôn sẻ. Tuy vậy, nhiều nhà quản lý dễ mắc phải những sai lầm khi giám sát tòa nhà làm ảnh hưởng đến trải nghiệm của cư dân và hiệu quả vận hành.
Quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả giúp tăng giá trị tòa nhà
Không thiết lập quy trình quản lý rõ ràng
Quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả đòi hỏi phải có quy trình rõ ràng và chặt chẽ. Thiếu điều này dễ dẫn tới sự lúng túng trong phối hợp công việc và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng vận hành.
Khi quy trình không được thiết lập cụ thể, những bộ phận thường xảy ra nhầm lẫn hoặc chồng chéo nhiệm vụ. Từ đó dẫn đến các hoạt động bị đình trệ hoặc thực hiện không đồng nhất.
Để tránh sai lầm này, việc xây dựng quy trình chi tiết cho từng hạng mục là điều cần thiết. Những hoạt động như an ninh, bảo trì, vệ sinh và dịch vụ cần được phân chia thành những bước cụ thể, dễ thực hiện.
Thiếu kiểm tra định kỳ cơ sở hạ tầng
Quản lý cơ sở hạ tầng là một phần không thể thiếu trong quá trình giám sát vận hành tòa nhà. Tuy nhiên, thiếu kiểm tra định kỳ chính là sai lầm khi vận hành tòa nhà có thể dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng tới sự ổn định của tòa nhà và trải nghiệm của người sử dụng.
Cần kiểm tra cơ sở hạ tầng tòa nhà định kỳ
Khi không thực hiện kiểm tra định kỳ, hệ thống quan trọng như thang máy, phòng cháy chữa cháy và điện nước dễ gặp phải sự cố bất ngờ. Việc này gây gián đoạn sinh hoạt, thậm chí tiềm ẩn nguy cơ ảnh hưởng đến an toàn của người sử dụng. Sự cố nếu không được phát hiện và khắc phục kịp thời có thể dẫn đến hỏng hóc nghiêm trọng, kéo theo chi phí sửa chữa lớn.
Để giảm thiểu rủi ro, bạn cần lập lịch bảo trì định kỳ cho từng hệ thống cơ sở hạ tầng. Quy trình bảo trì cần thiết kế chi tiết, với các mốc thời gian rõ ràng và nhiệm vụ cụ thể.
Thiếu giao tiếp hiệu quả với cư dân và khách thuê
Giao tiếp là cầu nối giữa ban quản lý tòa nhà cùng cư dân hoặc khách thuê. Khi giao tiếp không hiệu quả, dễ dẫn tới các vấn đề nghiêm trọng ảnh hưởng đến sự hài lòng và uy tín của ban quản lý.
Khi không giải quyết kịp thời các yêu cầu hoặc khiếu nại có thể khiến cư dân và khách thuê cảm thấy bị bỏ qua. Từ đó dẫn đến sự bất mãn, làm giảm mức độ hài lòng và tạo ra các mâu thuẫn không đáng có.
Để cải thiện, bạn cần nắm được lưu ý khi giám sát vận hành tòa nhà. Đó là xây dựng các kênh liên lạc hiệu quả và thuận tiện. Những công cụ như ứng dụng di động, email, hoặc đường dây nóng (hotline) là cách giúp cư dân, khách thuê dễ dàng kết nối với ban quản lý khi cần thiết.
Áp dụng công nghệ và hệ thống quản lý giám sát tòa nhà hiện đại
Không sử dụng công nghệ và hệ thống quản lý giám sát tòa nhà hiện đại
Trong thời đại công nghệ 4.0, việc sử dụng những công nghệ và hệ thống quản lý tòa nhà hiện đại là điều cần thiết để nâng cao hiệu quả vận hành và giám sát tòa nhà. Tuy nhiên, nhiều nhà quản lý tòa nhà vẫn còn sử dụng các phương pháp thủ công, lạc hậu dẫn đến những sai lầm khi vận hành tòa nhà. Điều này dẫn đến tình trạng quản lý thông tin không hiệu quả, khó khăn trong việc theo dõi và kiểm soát hoạt động của tòa nhà, cũng như chậm trễ trong việc xử lý các sự cố.
Khi áp dụng hệ thống quản lý năng lượng, hệ thống quản lý an ninh, hệ thống quản lý bảo trì,... sẽ giúp tối ưu việc quản lý thông tin, nâng cao hiệu quả vận hành và giám sát tòa nhà, cũng như giảm thiểu rủi ro.
Không đầu tư đào tạo đội ngũ giám sát
Không đầu tư đào tạo đội ngũ giám sát cũng là sai lầm khi vận hành tòa nhà có thể dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng, làm suy giảm hiệu quả giám sát vận hành cho tòa nhà.
Đầu tư đào tạo đội ngũ giám sát tòa nhà
Khi không được đào tạo đầy đủ, nhân viên giám sát thiếu kỹ năng và kiến thức để xử lý các vấn đề phức tạp. Tình trạng này dẫn đến việc giải quyết sự cố chậm trễ hoặc không đúng cách, gây bất tiện cho cư dân và khách thuê.
Hiệu quả giám sát vận hành giảm sút còn ảnh hưởng hiệu quả sử dụng nguồn lực và lãng phí thời gian, chi phí. Từ đó gây ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng dịch vụ và uy tín của ban quản lý.
Khi đó, tổ chức các khóa đào tạo định kỳ là bước cần thiết để nâng cao trình độ của đội ngũ giám sát. Những khóa học có thể tập trung vào kỹ thuật, an ninh, bảo trì và dịch vụ khách hàng, giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn và tự tin hơn trong xử lý các tình huống.
Trên đây là những sai lầm khi vận hành tòa nhà mà Xây dựng Khải Minh chia sẻ đến bạn đọc. Hy vọng các đơn vị vận hành tòa nhà sẽ có thêm kinh nghiệm, kiến thức hữu ích, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ, đem lại sự hài lòng cho người sử dụng. Đừng quên liên hệ đến Xây dựng Khải Minh để nhận tư vấn chi tiết nhé!
----------------------------------------
CÔNG TY CỔ PHẦN TVGS THIẾT KẾ XÂY DỰNG KHẢI MINH
- Website: https://xaydungkhaiminh.vn/
- Fanpage: https://www.facebook.com/xaydungkhaiminh
- Tiktok: https://www.tiktok.com/@xd_khaiminh.jsc
- Youtube: https://www.youtube.com/@xaydungkhaiminh2157
- HOTLINE: 0901 999 998
- Email: hungthinhkhaiminhgroup@gmail.com
