Trong môi trường làm việc hiện đại, hệ thống lưu trữ văn phòng đóng vai trò vô cùng quan trọng không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn góp phần tạo nên không gian làm việc chuyên nghiệp, đẹp mắt. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách tạo nên một hệ thống lưu trữ thông minh, tận dụng tối đa không gian. Vì vậy, hãy cùng Xây dựng Khải Minh tìm hiểu ngay những nguyên tắc “vàng” cực hiệu quả khi thiết kế văn phòng qua bài viết dưới đây.
Tiêu chuẩn hệ thống lưu trữ văn phòng truyền thống
Theo Thông tư 09/2007/TT-BNV về hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng, việc xây dựng hệ thống lưu trữ văn phòng cần tuân thủ nhiều tiêu chí nghiêm ngặt cụ thể như:
- Địa điểm lưu trữ phải nằm ở vị trí cao ráo, thoát nước nhanh, địa chất ổn định, và thuận tiện giao thông.
- Tránh xa các khu vực ô nhiễm, dễ cháy nổ và ưu tiên đặt ở vị trí có đất dự phòng để mở rộng khi cần.
- Không gian bên trong phải thông thoáng, sạch sẽ, không ẩm ướt và duy trì môi trường bảo quản tối ưu với nhiệt độ khoảng 20°C và độ ẩm khoảng 50%.
- Thiết kế hợp lý, khoa học để lưu trữ được nhiều loại tài liệu khác nhau mà vẫn đảm bảo mỹ quan và không bị ảnh hưởng khi xảy ra lũ lụt.
- Hệ thống lưu trữ văn phòng được bảo vệ kỹ lưỡng tránh xa các loài vật gây hại như chuột, mối, mọt.
- Bên trong cần có đầy đủ các loại tủ hồ sơ hiện đại, kệ hoặc thùng carton để chứa tài liệu cùng với các tem phân loại để hỗ trợ việc quản lý.
Tiêu chuẩn thiết kế hệ thống lưu trữ văn phòng đạt chuẩn
3 yếu tố cần lưu ý khi thiết kế hệ thống lưu trữ văn phòng
Như vậy, hệ thống lưu trữ văn phòng được đánh giá là khu vực khá “nhạy cảm” khi tập trung toàn bộ những giấy tờ, hồ sơ quan trọng của doanh nghiệp. Thế nên, quý khách hàng nên đầu tư thiết kế và thi công một nơi lưu trữ đạt chuẩn để đảm bảo an toàn lâu dài, hạn chế những hậu quả nghiêm trọng về sau.
Lựa chọn địa điểm xây kho
Địa điểm bố trí hệ thống lưu trữ văn phòng là yếu tố quan trọng cần phải cân nhắc kỹ lưỡng đặc biệt đối với các doanh nghiệp thuê kho để sử dụng lâu dài. Hệ thống phải được đặt tại nơi khô ráo, có độ ẩm thấp, không bị ảnh hưởng bởi môi trường ô nhiễm.
Quy mô kho
Quy mô hệ thống lưu trữ văn phòng cần được tính toán cẩn thận, phụ thuộc vào số lượng tài liệu hiện tại và dự báo khối lượng tài liệu trong 15–20 năm tới. Bởi thực tế, một số loại hồ sơ đặc biệt như chứng từ thuế sẽ yêu cầu lưu trữ trong ít nhất 10 năm theo quy định pháp luật. Vì vậy, bạn nên cân nhắc khả năng xây dựng thêm các phòng nhỏ trong kho để phân loại và lưu trữ từng loại tài liệu khác biệt.
Những yếu tố quan trọng khi thiết kế và thi công hệ thống lưu trữ văn phòng
Diện tích các phòng kho
Để dễ dàng quản lý và bảo trì, mỗi hệ thống lưu trữ văn phòng không nên rộng quá 200m². Bên cạnh đó, diện tích lối đi cũng cần được thiết kế phù hợp, đảm bảo thuận tiện di chuyển bên trong và xử lý kịp thời nếu có hỏa hoạn xảy ra.
Một số kích thước tiêu chuẩn như lối đi giữa các hàng giá nên rộng 0,7 - 0,8m, lối đi đầu giá từ 0,4 - 0,6m, lối đi chính trong kho khoảng 1,2 - 1,5m và hành lang xung quanh kho khoảng 0,8 - 1,2m. Ngoài ra, việc phân chia khu vực rõ ràng trong kho cũng đóng vai trò rất quan trọng. Các tài liệu quan trọng nên được lưu ở khu vực riêng biệt, có điều kiện bảo mật cao, trong khi các tài liệu ít quan trọng hơn có thể lưu ở khu vực thường.
Thiết kế không gian lưu trữ thẩm mỹ và khoa học
Dưới đây là một vài kinh nghiệm thiết kế không gian lưu trữ thẩm mỹ, tận dụng tối đa diện tích cũng như đảm bảo an toàn:
Bí quyết thiết kế không gian lưu trữ khoa học, thông minh
Tận dụng không gian dọc để mở rộng diện tích sử dụng
Một trong những cách hiệu quả để tiết kiệm diện tích hệ thống lưu trữ văn phòng là tận dụng không gian theo chiều dọc. Thay vì đặt quá nhiều tủ hồ sơ cồng kềnh trên sàn, bạn có thể sử dụng kệ treo tường hoặc tủ cao sát trần để tối ưu diện tích trống.
Việc bố trí này không chỉ giúp lưu trữ được nhiều tài liệu hơn mà còn tạo cảm giác thoáng đãng, hiện đại cho văn phòng. Ngoài ra, các loại tủ cao hoặc kệ mở được thiết kế gọn gàng còn giúp không gian làm việc trở nên thẩm mỹ và chuyên nghiệp hơn.
Sắp xếp tài liệu theo mức độ sử dụng để dễ dàng tìm kiếm
Lưu trữ có hệ thống sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm tài liệu khi cần thiết. Các tài liệu thường xuyên sử dụng nên được đặt ở vị trí thuận tiện như hộc bàn, tủ nhỏ cạnh bàn làm việc hoặc giá sách mở.
Đối với những hồ sơ ít dùng đến, bạn có thể lưu trữ trong tủ hồ sơ có khóa hoặc đặt ở khu vực riêng để tránh chiếm không gian không cần thiết. Bên cạnh đó, việc sử dụng nhãn dán và phân loại tài liệu theo danh mục sẽ giúp tối ưu quá trình tìm kiếm, tiết kiệm thời gian làm việc.
Cách sắp xếp tài liệu khoa học trong văn phòng
Tích hợp nội thất đa năng để tối ưu không gian
Sử dụng nội thất đa chức năng là một giải pháp thông minh giúp tiết kiệm diện tích hệ thống lưu trữ văn phòng và tăng tính linh hoạt. Các mẫu bàn làm việc kết hợp tủ lưu trữ bên dưới không chỉ giúp nhân viên có không gian lưu trữ tài liệu mà còn tạo sự gọn gàng, ngăn nắp. Cùng với đó, bạn có thể lựa chọn ghế ngồi có ngăn kéo tích hợp hoặc vách ngăn văn phòng tích hợp kệ để hồ sơ. Những thiết kế này không chỉ mang đến sự tiện lợi mà còn giúp không gian văn phòng trở nên hiện đại và chuyên nghiệp hơn.
Kinh nghiệm thiết kế tủ hồ sơ hiện đại và tiết kiệm diện tích
Hiện nay, quý khách có thể tìm thấy nhiều loại tủ hồ sơ hiện đại, thông minh rất được ưa chuộng như:
Tủ hồ sơ treo tường
Tủ hồ sơ treo tường là một lựa chọn tuyệt vời cho hệ thống lưu trữ văn phòng nhỏ hoặc những không gian làm việc có diện tích hạn chế. Thay vì đặt tủ hồ sơ dưới sàn, việc lắp đặt tủ treo giúp tận dụng không gian trống trên tường, đồng thời tạo điểm nhấn thẩm mỹ cho văn phòng.
Kinh nghiệm sử dụng tủ đựng hồ sơ hiện đại, thẩm mỹ
Tủ hồ sơ di động
Tủ hồ sơ di động với bánh xe là một trong những giải pháp linh hoạt nhất cho văn phòng hiện đại. Bạn có thể dễ dàng di chuyển tủ đến bất kỳ vị trí nào mà không tốn nhiều công sức. Điều này đặc biệt hữu ích trong các văn phòng có nhu cầu thay đổi bố cục thường xuyên. Ngoài ra, những mẫu tủ này thường có kích thước nhỏ gọn, giúp tiết kiệm diện tích mà vẫn đảm bảo đủ không gian lưu trữ.
Tủ hồ sơ cánh lùa
Nếu hệ thống lưu trữ văn phòng có diện tích nhỏ thì tủ hồ sơ cánh lùa là một lựa chọn lý tưởng. Không giống như tủ cánh mở truyền thống, thiết kế cánh lùa giúp tiết kiệm không gian khi đóng mở, tránh vướng víu và giúp văn phòng trông gọn gàng hơn. Đây là lựa chọn phổ biến trong các văn phòng hiện đại nhờ tính thẩm mỹ cao và khả năng tối ưu diện tích hiệu quả.
Hy vọng những chia sẻ trên đây có thể giúp bạn dễ dàng hơn khi thiết kế một không gian lưu trữ đáp ứng nhu cầu cũng như tối ưu diện tích lẫn ngân sách. Liên hệ ngay qua số hotline để được tư vấn chi tiết hơn về phương án thi công hệ thống lưu trữ văn phòng phù hợp trong thời gian sớm nhất.
----------------------------------------
CÔNG TY CỔ PHẦN TVGS THIẾT KẾ XÂY DỰNG KHẢI MINH
- Website: https://xaydungkhaiminh.vn/
- Fanpage: https://www.facebook.com/xaydungkhaiminh
- Tiktok: https://www.tiktok.com/@xd_khaiminh.jsc
- Youtube: https://www.youtube.com/@xaydungkhaiminh2157
- HOTLINE: 0901 999 998
- Email: hungthinhkhaiminhgroup@gmail.com
